Говоримо про роботу, ділимося порадами
  • Головна
  • Як працювати краще: практичні поради для перемоги над пожирачами часу

Як працювати краще: практичні поради для перемоги над пожирачами часу



Пожирачі часу — проблема мільйонів людей. Якщо ви впевнені, що працюєте продуктивно і не витрачаєте даремно ні хвилини, встановіть систему обліку часу і подивіться на результат.

Компанія «Інфомаксімум» — розробник системи обліку Crocotime — проаналізувала звіти чотирьох компаній і з’ясувала, що 36% робочого часу співробітники витрачають на розваги в Мережі. Система не дає уявлення про те, скільки робочих годин йде на світську бесіду з колегою, марні наради, телефонні дзвінки та інші непродуктивні заняття, тому втрати часу можуть бути набагато вищими, ніж заявлена цифра.

Чотири види пожирачів часу
На початку робочого дня у кожного є хоча б приблизний список справ. Ви тримаєте його в пам’яті, в комп’ютерній програмі, у телефонному застосунку або записнику — неважливо. Якщо ввечері ви розумієте, що крутилися як білка в колесі, але список важливих завдань не скоротився, значить, пора розібратися з пожирачами часу.

Робота в хаосі
Перша група пожирачів часу народжується з хаосу. Можна на самоті сидіти в кабінеті без телефону і доступу в Мережу, але від пожирачів часу це не врятує. Вибір, яку задачу зробити наступної — 5 хвилин. Пошук потрібного файлу — 10 хвилин. Уточнення завдання — 15 хвилин. Хаос в справах змушує вас витрачати додатковий час. Давайте наведемо лад.

Відсутність плану роботи. Без плану на день ви пливете за течією: хапаєтеся за нові доручення, відволікаєтеся на дрібні справи і ігноруєте стратегічні завдання. А ввечері не розумієте, на що витратили 8 годин робочого часу.

Рішення:

Навіть поганий план краще, ніж робота без нього. Складіть список завдань. Викресліть ті, які можна не робити або доручити колезі. І виділіть пункти, які потрібно зробити в першу чергу.

Включайте в план дня стільки завдань, скільки дійсно здатні виконати. Довгий список справ за день скоротиться незначно і ви тільки засмутитесь. Якщо ж заплануєте до п’яти завдань і викреслите всі, то відчуєте, що впоралися на відмінно. Це надихне вас на нові подвиги.

Відсутність розстановки пріоритетів. Якщо в списку справ немає пріоритетів, є ризик стати білкою в колесі. Людині властиво уникати трудомістких і складних завдань, тому вона вибирає ті, що простіші і менші за об’ємом. В результаті ви проводите день в дрібних турботах, а великі і важливі справи накопичуються. І вам доведеться розбиратися з ними перед самим дедлайном, а це додатковий стрес.

Рішення:

Подивіться на список справ і розставте їх за ступенем важливості. Прямо зранку зробіть найважливішу задачу. Якщо за день не встигнете виконати всі справи зі списку, то головні завдання вирішите точно.

Нечітка постановка завдання. При складанні плану багато перераховують назви завдань: нарада, пошта, звіт, презентація та інше. Це занадто загальний план і вам буде потрібно додатковий час, щоб вибрати конкретні кроки з кожної задачі.

Рішення:

При складанні плану формулюйте завдання чітко. Замість «підготувати презентацію нового продукту», пишіть «скласти список переваг продукту», «вибрати три найкращі фотографії продукту» або «скласти список питань, які можуть виникнути у клієнта». Описуйте завдання у форматі простих кроків, щоб точно знати, що і коли слід робити.

Перемикання між завданнями. Ви можете вірити, що робите дві справи одночасно, але це не так. Ми просто швидко переключаємося з одного завдання на інше. Мозку подобається багатозадачність і він винагороджує нас порцією дофаміну (гормону щастя) щоразу, коли ми звертаємо текстовий документ і йдемо перевірити пошту або написати коментар у Фейсбуці. Однак поряд з дофаміном виробляється кортизол — «гормон стресу». В результаті, працюючи в режимі багатозадачності, ви нервуєте і втомлюєтеся набагато швидше, а рівень концентрації та якості роботи знижуються.

Рішення:

Робіть тільки одну справу за раз. Зверніть увагу, на що ви відволікаєтеся найчастіше. Якщо це пошта, постарайтеся перевіряти її тільки в певні години. Звикли відволікатися на соціальні мережі? Закрийте браузер і вимкніть повідомлення.

Безлад на робочому столі і в комп’ютері. Якщо на пошуки потрібних файлів і документів щоразу йде хоча б кілька хвилин, за тиждень ви втратите годину або навіть більше. А ще безлад стає джерелом додаткового стресу.

Рішення:

Наведіть порядок у робочих документах. Папери зберігайте в папках різного кольору, щоб швидко знайти потрібну.

Сортуйте файли в комп’ютері. Створіть зручну структуру папок, називайте документи за певним принципом, нумеруйте версії одного і того ж документа.

Приберіть з монітора всі записки з нагадуваннями, перенесіть їх в щоденник. Все, що потрапляє в поле зору, віднімає вашу увагу і викликає стрес.

В кінці дня очищайте папку завантажень, переносите робочі файли у відповідні директорії і наводьте на столі і в ящиках порядок.

Переривання
Відповіді на телефон, пошту і запитання колег. Телефонні дзвінки, відвідувачі, листи і повідомлення месенджерів. Поспостерігайте за тим, як проходить робочий день. За статистикою, менеджера відволікають кожні 8 хвилин. Але справа не тільки в тих хвилинах, які ви витрачаєте на телефонну розмову або відповідь на лист. Щоб повернутися до задачі і знову зануритися в неї з головою вам потрібен додатковий час. Через переривання за день ви втрачаєте кілька годин.

Рішення:

Постарайтеся скоротити число відволікань до мінімуму. Попросіть колег звертатися з питаннями в певні години. Тоді у вас буде час, коли ніхто не відволікає. З поштою та телефоном все набагато простіше. Вимкніть повідомлення, а пошту і месенджери перевіряйте за розкладом.

Даремна трата часу
Прокрастинація. Навіть корисна робота, яка не наближає вас до глобальних цілей, — даремна трата часу. Через прокрастинацію в кінці дня ви відчуваєте не тільки втому, а й розчарування. Адже ви були зайняті весь день, але толком нічого не досягли.

Рішення:

Якщо менеджер з продажу більшу частину дня читає статті про стратегію продажів, експериментує зі шрифтами в комерційній пропозиції або дивиться вебінар, то в цей день він нічого не продасть. Щоб уникнути такої прокрастинації, складайте список справ і розставляйте пріоритети. Робіть тільки те, що наближає вас до стратегічних цілей.

Трата часу на очікування. Ви витрачаєте час, коли хтось запізнюється на зустріч. Стоїте в пробках і чергах. За тиждень накопичується кілька годин марного очікування.

Рішення:

Під час очікування відпочивайте або слухайте музику. Можна вчитися, читаючи корисні матеріали, або працювати, вивчаючи документи і роздумуючи над вирішенням поточних завдань. Будьте готові до очікування, щоб не витрачати час даремно.

Поглинання непотрібної інформації. Ви читаєте поштову розсилку, професійні блоги, новини та пости в соціальних мережах. Більшість цієї інформації ви так і не використовуєте в роботі. А це означає, що час витрачено даремно.

Рішення:

Обмежуйте кількість споживаної інформації. Відведіть конкретні години для читання. Якщо під час робочого дня ви натрапили на цікаву статтю, скористайтесь сервісом відкладеного читання, щоб не відволікатися і повернутися до матеріалу в більш вільний час. Спробуйте Pocket, він дозволяє читати матеріали на комп’ютері і смартфоні.

Наради, які нас не стосуються. Можна витратити години на наради, на яких нічого не вирішується. Найгірше, коли вас кличуть на зустріч, де ваша присутність виявляється марною.

Рішення:

Просіть керівника звільнити вас від нарад, не пов’язаних з вашими обов’язками. А зустрічі, на яких оголошують новини компанії, замініть звичайною поштовою розсилкою.

Трата часу в соціальних мережах. Проблема соціальних мереж стосується майже кожного. Ми постійно переглядаємо стрічку і кидаємо всі справи, коли приходить повідомлення. У соціальних мережах кожну хвилину з’являються нові матеріали, тому ви легко втратите годину і навіть не помітите цього.

Рішення:

Можна відключити повідомлення, але цього мало. Якщо хочете діяти напевно, встановіть на робочому комп’ютері застосунок, що забороняє доступ в соціальні мережі. Під час роботи відключайте на телефоні мобільний інтернет і вайфай. На комп’ютері теж, якщо можливо. Спробуйте застосунок, що допомагає перестати постійно тягнутися до телефону. Наприклад, застосунок Forest пропонує посадити дерево і встановити відрізок часу для роботи (від 30 хвилин). Якщо ви включите телефон, щоб перевірити соціальні мережі, зайти в браузер або зробити щось ще, дерево загине. Відповідальність за віртуальне дерево допомагає впоратися зі спокусою і не чіпати телефон.

Управління собою і комунікаціями

Невміння говорити «Ні». Ще один пожирач часу — чужі прохання. Якщо ви не вмієте відмовляти, то постійно будете працювати в режимі цейтноту. На місце виконаних прохань тут же прийдуть нові.

Рішення:

Навчіться говорити «ні» спокійно і впевнено. Чесно оцінюйте свої сили. Не вийде виконати прохання без шкоди своїй роботі? Тоді сміливо відмовляйте. Якщо керівник постійно ставить нові завдання, запитаєте у нього, від яких більш ранніх доручень ви маєте право відмовитися.

Відмова від делегування. Складіть список щоденних справ і уважно перегляньте його. Швидше за все, в ньому є завдання, які здатний або повинен виконувати хтось інший.

Рішення:

Не намагайтеся звалити на себе занадто багато. Якщо завдання здатний зробити хтось інший — делегуйте.

Робота в поганому настрої, в умовах стресу або недосипу. Вас можуть засмутити чи роздратувати, ви можете відчувати стрес через роботу або особисті проблеми. А бувають дні, коли ви просто не виспалися. Погане самопочуття не можна ігнорувати.

Рішення:

У такому стані ви втрачаєте здатність мислити тверезо і ризикуєте зробити багато помилок. Краще витратьте час на вирішення простих і дрібних завдань. Наприклад, наведіть порядок в поштовій скриньці і в робочих файлах. Якщо ви розсердилися або засмучені, вийдіть на свіже повітря і трохи прогуляйтеся. А ввечері лягайте спати раніше.

Неефективна робота. У режимі цейтноту ви дієте за звичним шаблоном і не помічаєте, що є більш просте рішення задачі.

Рішення:

Щоб працювати ефективно, перед рішенням кожної задачі трохи подумайте про те, як вирішити її найкращим способом. Якщо в кінці місяця ви завжди в поспіху складаєте звіт про роботу з нуля і витрачаєте час на прописування одних і тих же пунктів, пора скласти шаблон документа і просто оновлювати його.

Три універсальних способи працювати краще

Ведіть хронометраж робочого дня. Це дозволить побачити, скільки часу йде на вирішення тих чи інших завдань. І допоможе планувати справи більш ефективно. А ще хронометраж легко виявить всіх пожирачів часу і ви зрозумієте, що потрібно змінити в роботі.

Працюйте по техніці «Помідор». Ця техніка завоювала величезну популярність і цілком заслужено. Якщо вам складно взятися за вирішення завдання, просто встановіть таймер на 25 хвилин і дайте собі обіцянку попрацювати без відволікань хоча б цей час. Всього 25 хвилин. Цього достатньо, щоб ви встигли зануритися в задачу і увійти в «потік» — стан, коли ви повністю поглинені діяльністю, коли все інше відступає на задній план. Другий «помідор» і всі наступні даються набагато легше, ніж перший.

Влаштовуйте години тиші. Листи, повідомлення, дзвінки, реклама, поновлення соціальних мереж, десятки серіалів. Ми втомлюємося від інформації і втрачаємо здатність концентруватися на чомусь тривалий час. Щоб відпочити, вимкніть всі технічні пристрої. Проведіть час з близькими людьми, пийте чай і читайте книгу, спостерігайте за птахами в парку або слухайте музику. Після такого відпочинку ви подивитеся на роботу свіжим поглядом і, можливо, знайдете спосіб робити її краще і ефективніше.

Автор — Вікторія Колоскова

Комментарии

Ми пишемо про: